เอกสาร หมายถึง?? แบ่งออก เป็น 3 ประเภท ดังนี้!!
การใช้คอมพิวเตอร์ในงานที่เกี่ยวกับด้านเอกสารซึ่งคำว่า เอกสาร หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ แบบฟอร์ม หนังสือ และวัตถุอื่นๆ ที่ใช้บรรจุข้อความ ซึ่งเอกสารถือว่ามีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ
1. เปรียบเหมือนความจำ
2. ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. ใช้ติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4. เป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา
ในปัจจุบันสามารถแบ่งเอกสารได้ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ ด้วยกันดังนี้
- เอกสารภายนอก คือ เอกสารที่หน่วยงานจะได้รับมาจากหน่วยงานอื่น ๆ ภายนอกที่อาจจะออกมาในรูปแบบของจดหมายหรือใบสั่งสินค้า ใบกำกับสินค้าและอื่นๆ ที่สำคัญและต้องเก็บ เป็นหลักฐาน วันหน้า
- เอกสารภายใน คือ เอกสารที่ ทำขึ้นมาใช้ภายในสำนักงาน เช่น คำสั่ง ประกาศ สัญญาต่าง ๆ เป็นต้น เอกสารเหล่านี้ก็ยังจะสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในวันข้างหน้าได้
- เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่ทำขึ้นมาจากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์จาก เอ็กเซล และ เวิร์ด ที่มันจะสามารถจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารที่มาในรูปแบบของกระดาษ
การจัดเก็บเอกสาร คือ กระบวนการในการจัดเก็บระบบจำแนกและเก็บเอกสารไว้อย่างดีและเพื่อความเป็นระเบียบและเพื่อที่จะทำให้สะดวกต่อการนำมาใช้ในครั้งต่อไปที่เราจัดว่าเป็นแค่ส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร เท่านั้น
Post Views: 3,259