การเขียนจดหมาย ที่เราใช้สื่อสารกันผ่านตัวอักษร แทนการพูด ถึงผู้ส่ง ที่อยู่ห่างไกล ที่สามารถสื่อสานกันได้ ระหว่างบุคคล ถึง บุคคล หรือ องค์กร ส่งถึงองค์กรอื่นๆ หรืองานราชการ ก็ล้วนใช้ จดหมาย แต่ปัจจุบัน ก็ยังยังมีการใช้จดหมาย แต่ไม่นิยมเหมือนสมัยก่อนมา เพราะปัจจุบัน ทั่วโลก จะใช้ จดหมายอิเล็คทรอนิค หรือเราเรียกว่า Email เป็นส่วนใหญ่ จดหมายจะมีการแบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
จดหมายส่วนตัว ความหมายตรงตัวคือ ใช้ส่งหากันระหว่างเพื่อสนิท ญาติ พี่น้อง ที่สอบถามเรื่องต่างๆ หรือสื่อให้รับรู้ถึงความคิดถึง ให้ความช่วยเหลือ การสื่อสารผ่านส่วนตัวนี้ จะไม่มีระเบียบที่เคร่งครัด อยากเขียนและเริ่มต้นอย่างไร อยู่ที่ผู้เขียนส่งถึงผู้รับได้ตามสบายเลย
จดหมายธุรกิจ มีความหมายตรงตัวเช่นกัน คือการส่งจดหมายระหว่าง องค์กรหรือบริษัท ไปหาอีกบริษัทหนึ่ง รวมถึง จกหมายการสมัครงาน ส่งประวัติ เรซูเม่ จดหมายจากบริษัท ส่งถึงผู้รับ เช่น ผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ต ผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถือ ส่งเพื่อแจ้งยอดการใช้งาน ในรอบเดือนเป็นต้น
จดหมายราชการ เป็นจดหมายทางราชการหนึ่งไปอีกหน่วยงานราชการหนึ่ง กระทราวง ทบวง กรม กอง หรือรายการส่งหาบุคคลภายนอก ที่ต้องมีระเบียบ แบบแผนการเขียที่ถูกต้อง ชัดเจน ที่ว่าด้วย “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2556” ที่ต้องมีสำนวน และการใช้ภาษาที่ถูกต้อง
